FAQ

1. Что такое экспертиза ценности документов?

 

Согласно действующим «Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами», экспертиза ценности документов – это исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда.

 

Другими словами, экспертизу ценности документов проводят для того, чтобы определить какие документы должны быть оформлены в дела для последующего хранения в архиве, а какие можно уничтожить.  

2. Где найти сроки хранения документов?

 

Для определения сроков хранения документов необходимо обратиться к "Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения". Документ дает исчерпывающий список видов документов и регламентированные сроки их хранения. 

3. Как правильно оформить документы на уничтожение?

 

Для юридически правильного оформления уничтожения документов в организации необходимо соблюсти следующие шаги:

 

  • Создание экспертной комиссии, задача которой определить список документов с истекшим сроком хранения
  • Составление акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения по установленной форме
  • Утверждение акта руководителем организации

 

Шаблоны необходимых форм можно найти в "Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях"

4. Что делать с документами при ликвидации организации?

 

При ликвидации компания обязана оформить и передать в государственный архив по месту регистрации документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование.

 

Также, передаче в государственный архив подлежат документы постоянного хранения - годовые налоговые и статистические отчеты, оригиналы правоустанавливающих документов. 

 

Все оставшиеся документы, не включенные в список документов для передачи в государственный архив, могут быть уничтожены. 

5. Передаём ли мы кадровые (личного состава) документы в госархив при действующей организации?

 

Как правило, документы по личному составу хранятся в ведомственном (организационном) архиве; передача в государственный архив обычно производится при ликвидации организации. 

6. Обязателен ли переплет для всех видов документов?

 

Документы временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление предусматривает переплет дел, составление внутренних описей, нумерацию страниц, оформление обложки, составление листа-заверителя. 

 

Документы сроком хранения до 10 лет можно хранить как есть - в папках, скоросшивателях. 

Пишите нам свои вопросы,

ответы будут публиковаться в данном разделе